Cómo iniciar un negocio en Illinois - Checklist
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Las pequeñas empresas en Illinois tienen una fuerte tasa de supervivencia de inicio temprano y emplean a casi el 20% de los habitantes. Un grupo grande y diverso de mano de obra calificada, una población densa y universidades de gran prestigio, hacen de Illinois un destino atractivo para iniciar una pequeño negocio.
Si bien las corporaciones y las sociedades de responsabilidad limitada se pueden formar en línea, otras estructuras comerciales deben registrarse por correo o en persona. Todas las empresas que operan en Illinois deben estar registradas en el Departamento de Ingresos (Illinois Department of Revenue).
Forma tu negocio.
Revisa tus opciones.
Illinois ofrece 5 formas de establecer un negocio que detallamos más adelante. Revísalas detenidamente y elige la que mejor se adapte a tus necesidades.
Según la Asociación de Pequeñas Empresas (Small Business Association), lo negocios de Illinois que emplean a menos de 500 empleados, se consideran pequeñas empresas.
Nombra a tu negocio.
Antes de que puedas reservar un nombre comercial o registrar a tu negocio con la opción elegida, debes verificar si está disponible para su uso.
Busca la base de datos de empresas en el sitio web de la Secretaría de Estado de Illinois (Illinois Secretary of State), o envía una solicitud de disponibilidad de nombre corporativo (Corporate Name Availability Request).
Una vez que hayas determinado que el nombre comercial elegido está disponible para su uso, puedes presentar una solicitud de reserva de nombre con el Secretario de Estado (SOS) por 90 días.
Si necesitas ayuda para encontrar un nombre comercial, no dudes en consultar NameSnack, un generador de nombres de empresas.
Registra un nombre comercial.
Las sociedades unipersonales, las sociedades generales y las corporaciones de servicios profesionales que tengan la intención de operar con un nombre diferente al nombre legal del propietario de la empresa, deben registrarse en la oficina del secretario del condado.
Las LLC, LLP, sociedades limitadas y corporaciones, por otro lado, tienen que registrar un nombre ficticio con la Secretaría de Estado y no con el condado.
Comunícate o visita la oficina del secretario del condado o la Oficina del Secretario de Estado, para obtener los formularios de solicitud de nombre correctos junto con cualquier otra documentación e instrucciones requeridas.
Completa un formulario de solicitud de Certificado de Nombre Ficticio (Certificate of Assumed Name) junto con cualquier otro papeleo requerido.
Envía la documentación completa y firmada junto con cualquier documento de respaldo requerido, y el pago de la tarifa de tramitación.
Un nombre ficticio es válido por 5 años a partir del día en que se registró y puede renovarse dentro de los 60 días antes de que expire el derecho a usarlo. Si el nombre ficticio no se renueva antes del quinto aniversario de su registro, cesa el derecho a utilizarlo. Las renovaciones realizadas en o después del día de vencimiento incurren en una multa.
Obtén un número de identificación de empleador.
Casi todas las empresas deben registrarse para el pago de los impuestos federales solicitando un número de identificación de empleador (Employer Identification Number).
Registra tu negocio en Illinois.
Para registrar una entidad comercial legal en Illinois, debes presentar los documentos correspondientes ante el SOS y hacer el pago de la tarifa de presentación. Las corporaciones y sociedades de responsabilidad limitada se pueden registrar en línea.
Registrar una entidad comercial legal en Illinois tiene un costo de 150.00 USD. El dar de alta un nombre comercial ficticio en Illinois varía según la ciudad o condado, pero la tarifa oscila entre 5.00 USD y 50.00 USD.
Para presentar los artículos de incorporación electrónicamente, visita el sitio ilsos.gov, revisa las instrucciones, selecciona "continuar", sigue las indicaciones y completa el proceso de registro en línea.
Para presentar los artículos de organización electrónicamente, visita el sitio ilsos.gov, sigue las indicaciones y completa el proceso de registro en línea.
Si estás conformando una LLC, debes cumplir con los requisitos de nombre y formación del estado, que puedes ver en el sitio web de SOS.
Debes obtener los formularios correspondientes para registrar una sociedad limitada o una sociedad de responsabilidad limitada, y deben completarse y enviarse en persona o por correo.
Si has establecido una empresa unipersonal o una sociedad general, y el nombre de tu negocio es diferente de tu nombre legal, deberás registrar un nombre comercial asumido (DBA) en la oficina del secretario del condado.
Obtén los permisos y licencias necesarios.
La mayoría de los negocios en Illinois deben registrarse con el Departamento de Ingresos de Illinois (Illinois Department of Revenue). El IDOR autoriza y registra minoristas y empresas como operadores hoteleros y proveedores de telecomunicaciones. Dependiendo de las actividades comerciales, es posible que debas tener permisos adicionales o registrarse en otras agencias estatales.
Las empresas de camiones, por ejemplo, deben registrarse en la Comisión de Comercio de Illinois (Illinois Commerce Commission). Visita el sitio illinois.gov para buscar las licencias y los permisos que correspondan a tu negocio.
Ciertos servicios profesionales, como contadores, peluqueros y farmacéuticos, deben tener una licencia de la División de Regulación Profesional (Division of Professional Regulation) de la principal agencia de licencias de Illinois, y del Departamento de Regulación Financiera y Profesional de Illinois (Department of Financial and Professional Regulation). Puedes encontrar una lista completa de las profesiones reguladas por IDFPR en su sitio web.
Es posible que también debas tener una licencia a nivel local, ya que algunas comunidades tienen requisitos generales de licencia comercial y otras regulaciones locales. Comunícate con la oficina del secretario de tu ciudad o condado para obtener información sobre los requisitos de registro y licencia comercial local.
No todos los negocios de Illinois están obligados a tener una licencia. Sin embargo, muchos tipos de empresas deben obtener una o más licencias o permisos. Puedes solicitar algunos a través del sitio illinois.gov.
Ten en cuenta que la ciudad de Chicago tiene sus propios requisitos de licencia y tarifas de solicitud según la industria en la que te encuentres. Para obtener más información, visita el sitio chicago.gov.
Pago de impuestos.
Solicita una identificación fiscal de Illinois.
Para establecer negocios en Illinois o con clientes oriundos, las empresas deben registrarse en el Departamento de Ingresos de Illinois (IDOR) y obtener un número de cuenta fiscal. Puedes registrarte por correo, directamente en la oficina regional del IDOR o electrónicamente.
Dependiendo de tu línea de negocio, es posible que debas pagar impuestos sobre las ventas, el consumo y los servicios públicos. Para obtener más información, visita el sitio illinois.gov.
Para registrarte por correo debes obtener el Formulario de Solicitud de Registro Comercial de Illinois.
Obtén los formularios para los anexos correspondientes que se aplican a tu negocio.
Completa y firma el formulario de solicitud y el(los) anexo(s) correspondiente(s).
Envía por correo los formularios completos a la dirección indicada.
El tiempo de procesamiento es de 6 a 8 semanas antes de recibir el certificado de registro e identificación de contribuyente por correo.
Muestra tu certificado de registro a la vista en el lugar de tu local.
Para registrarse electrónicamente, visita el sitio mytax.illinois.gov.
Haz clic en "Identifica tu empresa".
Completa y envía el formulario de registro en línea.
El tiempo de procesamiento es de 1 a 2 días antes de recibir tu identificación de contribuyente por correo electrónico.
Regístrate para la retención de impuestos.
Si tu empresa tiene empleados que trabajan en el estado, debes registrarte para la retención de impuestos. Puedes hacer la solicitud de registro comercial de Illinois (Illinois Business Registration Application) aquí y enviarlo por correo, en persona o en línea.
Al completar la solicitud de registro comercial que se envía por correo, completa y adjunta los programas relevantes para tu negocio.
Regístrate para el impuesto sobre las ventas y el uso.
Si vendes propiedad personal tangible o proporcionas otros servicios sujetos a impuestos, debes registrarte para hacer el pago del impuesto sobre las ventas y el uso. Lo anterior se puede completar en la solicitud de registro comercial de Illinois y enviarla por correo, en persona o en línea.
Al completar la solicitud de registro comercial que se envía por correo, debes completar y adjuntar los programas relevantes para tu negocio.
Crear una cuenta de seguro de desempleo.
Si cuentas con empleados y pagas al menos 1,500.00 USD en salarios totales durante un trimestre, debes crear una cuenta de seguro de desempleo (UI) para pagar los impuestos correspondientes. Esto se puede hacer completando la solicitud de registro comercial de Illinois y enviarla por correo, en persona o en línea.
Al completar la solicitud de registro comercial de Illinois que se envía por correo, debes completar y adjuntar la forma REG-UI-1.
Reporta a los empleados al estado y obtén un seguro obligatorio.
Registra nuevas contrataciones.
Todos los empleadores deben informar las nuevas contrataciones al Departamento de Seguridad de Empleo de Illinois (IDES) dentro de los 20 días posteriores a la contratación. Puedes reportar sobre los nuevos colaboradores por correo, fax o en línea.
Información necesaria para completar un nuevo informe de contratación:
- Número de la Identificación Patronal Federal del Empleador (EIN).
- Nombre de la empresa.
- Dirección de la empresa.
- Número de seguro social del empleado.
- Nombre del empleado.
- Domicilio del empleado.
- Fecha de contratación (primer día de trabajo remunerado del empleado).
Completa la forma.
Envía por correo o fax el formulario a la dirección/número proporcionado al final del formulario.
Para reportar nuevas contrataciones en línea, debes dar de alta una cuenta en la División de Servicios de Manutención Infantil del Departamento de Atención Médica y Servicios Familiares de Illinois (Illinois Department of Healthcare and Family Services Division of Child Support Services), en su página web con tu Número de Identificación Patronal Federal.
Obtén un seguro de compensación para trabajadores.
Casi todas las empresas están obligadas, por ley, a tener un seguro de compensación para trabajadores. El seguro generalmente se adquiere a través de firmas o agentes privados. Los empleadores deben exhibir un aviso en el lugar de trabajo que indique la compañía de seguros específica y explique los derechos de los trabajadores según la ley.
Muestra carteles obligatorios.
Los empleadores deben exhibir ciertos carteles relacionados con los derechos de los empleados en virtud de la Ley de Pago y Cobro de Salarios (Wage Payment and Collection Act), la Ley de Trabajo Infantil (Child Labor Law) y otros, en el lugar de trabajo. Estos carteles están disponibles en el Departamento de Trabajo de Illinois (Illinois Department of Labor). Visita el sitio illinois.gov para averiguar cuáles necesitas.
Tipos de negocios en Illinois:
1. Propiedad única.
Una propiedad única es la forma más fácil de formar un negocio en Illinois, ya que no tiene que estar registrada en el estado y se grava como una entidad de traspaso. Si bien el propietario tiene el control total de la empresa y es el único destinatario de las ganancias, también es totalmente responsable de las deudas y pérdidas incurridas por la misma.
En Illinois, las empresas unipersonales deben registrarse en el Departamento de Ingresos de Illinois (Illinois Department of Revenue) y, si desean operar con un nombre que difiere del nombre legal del propietario, se debe registrar uno comercial asumido en la oficina del secretario del condado local.
2. Sociedad colectiva.
Una sociedad general es similar a una empresa unipersonal en la forma en que se constituye, opera y grava. Si una sociedad general desea usar un nombre que no sea su nombre legal para operar en Illinois, debe registrar un nombre comercial ficticio en la oficina del secretario local del condado.
Si bien no se requiere legalmente un acuerdo de sociedad, es recomendable. A su vez, debe obtener un Número de Identificación de Empleador Federal, independientemente de si tiene empleados o no, y debe registrarse en el Departamento de Hacienda de Illinois.
3. Sociedad Limitada.
Una sociedad limitada (LP) es una empresa compuesta por socios generales y socios limitados. El socio general es responsable de la gestión del negocio, mientras que los socios limitados invierten en el negocio, pero no participan activamente en su gestión. Las LP son típicas en las industrias de bienes raíces, petróleo y gas, y arrendamiento de equipos.
Las sociedades limitadas deben registrarse con el estado mediante la presentación de un Certificado de Sociedad Limitada, ya sea por correo o en persona. Al igual que con una sociedad general, es recomendable redactar un acuerdo de sociedad para definir claramente las funciones, responsabilidades y derechos de los socios generales y limitados.
4. Sociedad de responsabilidad limitada.
Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) son entidades comerciales legales que otorgan a los propietarios una responsabilidad limitada y pueden optar por la transferencia de impuestos. Esta estructura empresarial es más flexible que una corporación, ya que permite que los propietarios participen en la gestión del negocio.
Una LLC debe estar registrada en el estado y ser administrada por miembros, a menos que el acuerdo operativo de la compañía establezca otras disposiciones. Si una LLC tiene la intención de brindar un servicio profesional, la persona que ejerza la profesión debe tener una licencia del Departamento de Regulación Financiera y Profesional de Illinois (Illinois Department of Financial and Professional Regulation).
5. Corporación.
Una corporación es la forma más compleja de constituir un negocio y está sujeta a doble tributación. Es una entidad legal distinta que es propiedad de accionistas que eligen una junta directiva para administrar el negocio. Las ventajas de esta estructura comercial incluyen la fácil transferencia de propiedad y responsabilidad limitada.
Las corporaciones deben estar registradas con la Secretaría de Estado de Illinois. Las corporaciones generales con fines de lucro se pueden registrar en línea, mientras que las corporaciones profesionales, las corporaciones médicas, las empresas privadas y las corporaciones comerciales con un propósito específico, no se pueden registrar en línea y deben registrarse por correo o en persona.
Tarifas de presentación de negocio en Illinois:
Tipo de trámite | Tarifa (sujeta a cambio) |
|---|---|
Corporación - Artículos de Incorporación | 150.00 USD |
LLC - Artículos de Organización | 150.00 USD |
Certificado de Sociedad Limitada | 150.00 USD |
Declaración de Autoridad de sociación | 25.00 USD |
Registro del Nombre Comercial Asumido | Varía según el condado/ciudad |
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